Miesięczny raport z eGodziny zawiera dziesiątki arkuszy i setki wierszy danych. Wysyłając plik do Claude'a lub ChatGPT, w kilka minut dostajesz ranking pracowników według godzin, zestawienie roboczogodzin per zlecenie i pełny obraz nadgodzin - bez otwierania Excela. W raporcie za maj, który testowaliśmy, model wychwycił, że 13,8% wszystkich godzin to nadgodziny, i że jedno zlecenie pochłonęło prawie tysiąc roboczogodzin - choć na papierze wyglądało na „małe". Przed wysłaniem pliku zanonimizuj imiona pracowników, nazwy zleceń i klientów.
Co zawiera eksport z eGodziny
Raport miesięczny z eGodziny to plik Excel z kilkudziesięcioma arkuszami. Pierwszy arkusz - Podsumowanie - to lista wszystkich pracowników z łączną wypłatą. Każdy pracownik ma osobny arkusz z dziennikiem pracy: daty, godziny od–do, przypisane zlecenie, nazwa klienta, typ dnia (roboczy, sobota, niedziela) i automatyczny podział na godziny podstawowe, nadgodziny pierwszego progu, nadgodziny drugiego progu i godziny sobotnie.
Taki plik po zamknięciu miesiąca trafia zazwyczaj do szuflady - albo do Excela, gdzie ktoś przez godzinę próbuje poskładać sensowne zestawienie. Tymczasem całą tę pracę można oddelegować do modelu językowego.
Jak wysłać raport do LLM - krok po kroku
Otwórz Claude.ai lub ChatGPT (wersja z obsługą plików - Claude lub GPT-4o). Załącz plik .xlsx z raportem. Wpisz poniższy prompt i naciśnij Enter.
Gotowy prompt - skopiuj i wyślij razem z plikiem
Mam miesięczny raport czasu pracy z systemu eGodziny (plik .xlsx). Arkusz „Podsumowanie" zawiera listę pracowników i ich wypłaty. Każdy pracownik ma osobny arkusz z dziennikiem pracy: data, godziny pracy, zlecenie, firma klienta, typ dnia (roboczy / sobota / niedziela / święto), podział na godziny podstawowe i nadgodziny (próg 1 i próg 2). Wygeneruj: 1. Top 10 pracowników z największą liczbą godzin ogółem w tym miesiącu. 2. Ranking zleceń według łącznych roboczogodzin - ile godzin i ilu pracowników. 3. Jaki procent wszystkich godzin stanowią nadgodziny? 4. Którzy pracownicy mają największą liczbę godzin nadliczbowych? 5. Ilu pracowników pracowało w soboty i łącznie ile godzin? 6. Czy któryś pracownik miał zagrafikowaną zmianę, na którą nie dotarł (Nieobecny)?
Tyle. Model wczytuje plik, analizuje wszystkie arkusze i odpowiada w ciągu kilkudziesięciu sekund.
Co model wyciągnął z raportu za maj - rzeczywiste outputy
Poniżej realne wyniki analizy zanonimizowanego raportu za maj 2026 - 36 pracowników, firma podwykonawcza obsługująca kilku klientów jednocześnie.
Ranking godzin pracowników
Model zwrócił tabelę z podziałem na godziny podstawowe, nadgodziny i soboty. Pierwsze miejsca wyglądały tak:
| Pracownik | Godziny łącznie | Nadgodziny | Soboty |
|---|---|---|---|
| Lech Grabowski | 219,4 h | 21,8 h | 31,6 h |
| Ryszard Krawczyk | 214,6 h | 25,4 h | 29,2 h |
| Waldemar Pawlak | 213,5 h | 31,0 h | 30,5 h |
| Krzysztof Zieliński | 213,4 h | 39,8 h | 25,2 h |
| Andrzej Lewandowski | 213,2 h | 30,6 h | 30,5 h |
| Marek Kamiński | 209,6 h | 20,8 h | 39,9 h |
| Zbigniew Woźniak | 208,9 h | 26,9 h | 23,9 h |
| Władysław Kowalczyk | 206,0 h | 48,3 h | 20,5 h |
Jedno spojrzenie i widać, że Władysław Kowalczyk przepracował 48 godzin nadliczbowych w jednym miesiącu - przy stawce z mnożnikiem to konkretna pozycja w kosztach, którą warto omówić przed kolejnym miesiącem.
Które zlecenie pochłonęło najwięcej roboczogodzin
Model ułożył ranking zleceń. Top 5:
| Zlecenie | Roboczogodziny | Liczba pracowników |
|---|---|---|
| Zlecenie A (remont) | 979 h | 18 osób |
| Zlecenie B (mroźnia) | 899 h | 12 osób |
| Zlecenie C (droga) | 542 h | 21 osób |
| Zlecenie D (hotel) | 494 h | 8 osób |
| Zlecenie E (magazyn) | 379 h | 5 osób |
Zlecenie A miało być „średnim zleceniem". Prawie tysiąc godzin z 18 pracownikami to inaczej wygląda przy wycenie kolejnego kontraktu tego klienta. Jeśli rozliczasz klientów z roboczogodzin - to są właśnie dane do faktury.
13,8% godzin to nadgodziny - tego nie widać bez danych
Łącznie w raporcie: 4 462 godziny, z czego 617 godzin nadliczbowych. Model podał to sam, bez dodatkowego pytania: „Nadgodziny stanowią 13,8% wszystkich przepracowanych godzin w miesiącu."
Dla agencji pracy tymczasowej to sygnał, że albo grafiki są zbyt ciasne, albo jeden klient regularnie dobiera ludzi poza planem. Dla firmy budowlanej - że jedno lub dwa zlecenia rozjeżdżają cały budżet godzinowy. W obu przypadkach ta liczba sama w sobie jest powodem do rozmowy - z pracownikiem, z klientem albo z własnym planowaniem.
Kto pracował w soboty i ile
24 z 36 pracowników miało co najmniej jedną sobotę w raporcie. Łącznie 508 godzin sobotnich - przy mnożniku 2× to konkretny koszt dodatkowy, który model wyciągnął w jednym zdaniu podsumowania.
Co możesz zapytać dalej - pytania, które warto zadać
Po pierwszym outputcie możesz drążyć. Kilka pytań, które sprawdziły się w praktyce:
- „Które zlecenie ma największy udział sobót i niedziel w łącznych godzinach?" - zanim wycenisz kolejny kontrakt z tym klientem.
- „Podsumuj mi historię Władysława Kowalczyka za maj - ile dni pracował, ile miał nadgodzin, na jakich zleceniach." - przed rozmową z pracownikiem o obciążeniu.
- „Który klient generuje najwięcej godzin sobotich?" - dla agencji pracy: kto dobiera ludzi w weekendy bez wcześniejszego awizowania.
- „Ile pracowników pracowało na więcej niż jednym zleceniu w ciągu jednego dnia?" - żeby zobaczyć, jak często ekipa jest przerzucana między budowami.
Każde z tych pytań dostajesz jako follow-up w tym samym oknie czatu - bez nowego pliku, bez nowego promptu.
Co się zmienia, gdy wrzucasz dane z kilku miesięcy
Co zyskujesz: trendy, których nie widać w jednym miesiącu
Przy dwóch lub trzech raportach naraz możesz zapytać: „Porównaj maj i czerwiec pod kątem nadgodzin na zleceniu A - czy rośnie czy maleje?" albo „Którzy pracownicy mają systematycznie powyżej 200 godzin miesięcznie przez ostatnie trzy miesiące?" To sygnały przeciążenia, których nie wyłapiesz patrząc na jeden plik.
Dla agencji pracy tymczasowej widać też sezonowość - które zakłady dobierają ludzi latem, które jesienią. Przy planowaniu rekrutacji to konkretna informacja, nie intuicja.
Kiedy model traci efektywność - i jak sobie z tym radzić
Każdy model ma limit danych, który przetworzy w jednym pytaniu. Przy 36 pracownikach i jednym miesiącu - żaden problem. Przy sześciu miesiącach i kilkudziesięciu pracownikach plik może przekroczyć ten limit, a model zacznie gubić dane z dalszych arkuszy.
Dwa sposoby, które działają: wysyłaj pliki miesięcznie i proś model o porównanie wyników - zamiast ładować wszystko naraz. Albo eksportuj tylko arkusz Podsumowanie z każdego miesiąca i pytaj o trendy na tej uproszczonej tabeli. Szczegółowy dziennik konkretnego pracownika wysyłaj osobno, gdy już wiesz, kogo chcesz sprawdzić.
Który model najlepiej radzi sobie z tym typem pliku
Trzy modele, które obsługują Excela z wieloma arkuszami:
| Model | Mocna strona | Kiedy wybrać |
|---|---|---|
| Claude (Anthropic) | Dokładność przy danych liczbowych, mało pomyłek w sumowaniu, czytelne tabele w outputcie | Analiza jednego lub dwóch miesięcy, gdy liczy się precyzja |
| ChatGPT 4o | Najpopularniejszy, dobry UX, łatwy upload pliku, dobre formatowanie odpowiedzi | Gdy zespół już używa ChatGPT i nie chce nowego narzędzia |
| Gemini 1.5 / 2.0 | Okno kontekstu 1 milion tokenów - mieści pół roku danych bez przycinania | Analiza trendów rocznych lub bardzo dużych raportów |
Przy jednym raporcie miesięcznym Claude i ChatGPT 4o działają równie dobrze. Jeśli chcesz wrzucić rok danych i pytać o trendy - Gemini wygrywa pojemnością kontekstu.
Zanim wyślesz plik - anonimizacja w 2 minuty
Przed wysłaniem raportu do zewnętrznego modelu zamień imiona i nazwiska pracowników, nazwy zleceń i nazwy klientów na neutralne etykiety - np. „Pracownik 1", „Zlecenie A", „Klient X". Wystarczy zrobić to w zakładkach arkusza i w kolumnach z tymi danymi. Dane godzinowe, typy dni i podziały na nadgodziny nie zawierają danych osobowych i można je wysyłać bez zmian.
To zajmuje kilka minut i eliminuje ryzyko, że dane Twoich pracowników lub klientów trafią do treningu modelu.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda kompletny raport eGodziny z wypełnionymi stawkami i automatycznym podziałem na typy godzin - załóż bezpłatne konto i wygeneruj pierwszy raport już po pierwszym miesiącu. Plik jest gotowy do pobrania i do wysłania do modelu od razu.
Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda rozliczanie roboczogodzin per projekt - mamy osobny artykuł z wyliczeniami. A jeśli interesuje Cię, ile naprawdę kosztuje jedna roboczogodzina w Twojej firmie, przeczytaj jak policzyć rzeczywisty koszt roboczogodziny w firmie podwykonawczej.
Czy muszę znać się na Excelu, żeby analizować raport z eGodziny przez AI?
Nie. Wystarczy pobrać plik z eGodziny i załączyć go do rozmowy w Claude lub ChatGPT. Nie musisz otwierać Excela ani pisać żadnych formuł - model sam wczytuje wszystkie arkusze i odpowiada na pytania w języku polskim.
Jakie pytania warto zadać modelowi po pierwszej analizie?
Po rankingu godzin i zleceń warto zapytać o nadgodziny per zlecenie, o pracowników z nieobecnościami oraz o to, który klient generuje najwięcej godzin sobotnich. Możesz też poprosić o podsumowanie historii konkretnego pracownika - przydatne przed rozmową o obciążeniu lub przed wystawieniem faktury klientowi.
Czy ChatGPT i Claude popełniają błędy przy danych liczbowych z Excela?
Zdarzają się - szczególnie przy bardzo dużych plikach lub gdy dane są niejednorodnie sformatowane. Warto skrzyżować kluczowe liczby z arkuszem Podsumowanie z eGodziny, który zawiera już przeliczone wartości. Modele sprawdzają się dobrze przy wyciąganiu trendów i rankingów, mniej przy precyzyjnym sumowaniu setek wierszy.
Co zrobić, gdy raport jest za duży i model nie odpowiada na wszystkie pytania?
Podziel analizę: wysyłaj pliki miesięcznie zamiast łączyć kilka naraz, albo eksportuj tylko arkusz Podsumowanie do analizy trendów. Szczegółowy dziennik konkretnego pracownika wysyłaj jako osobny plik, gdy już wiesz, kogo chcesz sprawdzić. Gemini 1.5/2.0 radzi sobie z większymi plikami niż Claude czy ChatGPT dzięki szerszemu oknu kontekstu.
Czy dane z raportu eGodziny są bezpieczne po wysłaniu do ChatGPT lub Claude'a?
Zarówno Anthropic (Claude), jak i OpenAI (ChatGPT) mają opcję wyłączenia trenowania modelu na podstawie Twoich rozmów - warto to sprawdzić w ustawieniach konta przed wysłaniem pierwszego pliku. Niezależnie od tego, przed wysłaniem zanonimizuj imiona i nazwiska pracowników oraz nazwy klientów - to eliminuje ryzyko przetwarzania danych osobowych przez zewnętrzny serwis.