Jak Staldach-bud sp. z o.o. oszczędza ponad 9 tysięcy złotych miesięcznie dzięki wdrożeniu eGodzin
"Jako przedsiębiorca wiecznie przytłoczony ilością zadań i obowiązków, nie zdawałem sobie sprawy, że w tak łatwy sposób można poprawić działanie firmy"
Mariusz Wolny
Prezes Zarządu
STALDACH-BUD sp. z o.o.
O firmie
- Branża: budownictwo
- Specjalizacja: konstrukcje żelbetowe i poszycia dachowe
- Zespół: 70 pracowników terenowych
- Skala: średnio 8 projektów prowadzonych równolegle
Wyzwania przed wdrożeniem
Codzienna ewidencja czasu pracy była w pełni papierowa:
- Na każdym projekcie zbierano i podpisywano listy obecności.
- Każdy pracownik notował godziny samodzielnie, a zestawienia oddawał dopiero na koniec miesiąca.
- Brakowało bieżącej kontroli – zdarzało się, że pracownicy jadący tym samym busem mieli na kartach zupełnie różną liczbę godzin.
- Weryfikacja była praktycznie niemożliwa, a nieprawidłowości liczne.
- Kadry potrzebowały 3 dni na ręczne przepisywanie kart do Excela; część dokumentów ginęła.
- Zestawienia musiały być drukowane i podpisywane przez wszystkich pracowników – zawsze brakowało kilku podpisów.
- Księgowa dzieliła wynagrodzenia na tzw. piątki księgowe ręcznie, licząc procent pensji przypadający na poszczególne zlecenia – proces czasochłonny i podatny na błędy.
Decyzja o wdrożeniu
Firma początkowo rozważała dedykowany system pisany na zamówienie, ale oferty na poziomie 120–160 tys. zł okazały się zaporowe. Wtedy zdecydowała się na subskrypcję eGodziny.
"Początkowo chcieliśmy, aby ktoś napisał program specjalnie pod nas. Wydawało nam się, że działamy na tyle specyficznie, że nie uda się znaleźć gotowego narzędzia, które się u nas sprawdzi."
Rezultaty
- Każdy pracownik codziennie uzupełnia godziny w aplikacji – papierowe listy odeszły w zapomnienie.
- Liczba nieprawidłowości spadła drastycznie, a kierownik projektów może zweryfikować każdą rozbieżność tego samego dnia.
"Po pierwsze, pracownicy mają świadomość, że dane trafiają od razu do biura, co na dzień dobry zmniejszyło ilość dziwnych rozbieżności. Po drugie, nawet gdy pojawia się sytuacja budząca wątpliwości, możemy zareagować od razu, a nie po 3 tygodniach, gdy nikt już nie pamięta o co chodziło."
- Naliczenie wynagrodzeń trwa obecnie 1 dzień zamiast 3–4 dni.
- Nie ma potrzeby drukowania i zbierania podpisów – pracownicy potwierdzają miesiąc w aplikacji.
"Od zawsze każdy pracownik, zanim otrzymał wypłatę, musiał przyjechać do biura i podpisać się pod listą godzin. Okazuje się, że podpis wcale nie jest prawnie wymagany – wystarczy potwierdzenie w aplikacji."
System automatycznie wylicza udział procentowy pensji przypadający na dany projekt. Dzięki temu zarząd wreszcie ma narzędzie do analizy rentowności poszczególnych zleceń – niezwykle pomocne przy startach w przetargach.