Rozliczanie czasu pracy pracowników tymczasowych u kontrahenta: Jak uniknąć sporów i zwiększyć marżę agencji?

W biznesie opartym na outsourcingu i pracy tymczasowej, rzetelne rozliczenie roboczogodzin to fundament zaufania na linii agencja-kontrahent. Niestety, tradycyjne metody wciąż generują te same problemy: nieczytelne listy obecności, czasochłonne przepisywanie danych do Excela i trudne do zweryfikowania deklaracje pracowników.

Największe ryzyka przy papierowej ewidencji

Poleganie na papierze to nie tylko kwestia wygody, to przede wszystkim realne zagrożenie dla marży agencji. Do najczęstszych problemów należą:

• Nadużycia w deklarowanych godzinach: Bez twardych danych trudno sprawdzić, czy pracownik faktycznie był u klienta w zgłoszonym czasie.
• Wynagrodzenia za nieprzepracowany czas: Błędy w listach obecności generują koszty, które obciążają agencję lub budzą sprzeciw kontrahenta.
• Paraliż działu HR na koniec miesiąca: Ręczne zliczanie godzin z rozproszonych projektów to dni żmudnej pracy, w której łatwo o pomyłkę.
• Brak kontroli rentowności: Bez policzonych roboczogodzin na projektach trudno o trafną analizę, czy współpraca z danym klientem faktycznie się opłaca.

eGodziny – cyfrowa tarcza Twojej agencji

Nasza aplikacja rozwiązuje te problemy, wprowadzając transparentność tam, gdzie wcześniej był chaos. Jak eGodziny wspierają agencje pracy tymczasowej?

1. Weryfikacja obecności u klienta (GPS)

Dzięki funkcji „obszaru pracy na mapie”, pracownik rozpoczyna i kończy zmianę za pomocą smartfona. System weryfikuje jego lokalizację – jeśli nie znajduje się w wyznaczonym miejscu (np. na terenie zakładu kontrahenta), aplikacja uniemożliwi rejestrację czasu. To najprostszy sposób na wyeliminowanie tzw. „pustych przebiegów”.

2. Precyzyjne przypisanie do zleceń

Każdy wpis w systemie jest powiązany z konkretnym projektem lub klientem. Dzięki temu zarządzanie czasem pracy wielu ekip jednocześnie staje się intuicyjne, a dane do faktury dla kontrahenta są generowane automatycznie i bezbłędnie.

3. Automatyczne raporty i podsumowania projektów

System oferuje panel dla przełożonego z „podsumowaniem dnia”. Możesz tam błyskawicznie sprawdzić statystyki dotyczące liczby pracujących, nieobecnych czy spóźnionych pracowników. Dane te są automatycznie agregowane w raporty dla HR w formacie PDF lub Excel, co sprawia, że są gotowe do naliczenia płac już pierwszego dnia miesiąca. Ułatwia to rzetelną analizę rentowności każdego zlecenia.

Realne korzyści w liczbach

Wdrożenie systemu to nie tylko prestiż, ale przede wszystkim wymierny zysk. Nasze statystyki pokazują, że agencje korzystające z eGodziny zyskują:

• Do 30% mniej nadużyć związanych z czasem pracy.
• Oszczędność rzędu 700 - 1000 zł miesięcznie na każdych 10 pracownikach.
• 95% szybciej przygotowane rozliczenia – dane są gotowe już 1. dnia miesiąca.

Bezpieczeństwo i RODO

Wiemy, jak ważne są dane Twoich pracowników i klientów. W eGodziny bezpieczeństwo to priorytet – wszystkie informacje są szyfrowane, przechowywane na zewnętrznych serwerach i w pełni zgodne z przepisami RODO. Nikt nie ma do nich dostępu bez Twojej zgody.

Nie pozwól, by papierowe błędy zjadały Twoją marżę. Czas na cyfrową ewidencję, która buduje zaufanie i oszczędza pieniądze.

Chcesz sprawdzić, jak eGodziny zadziałają w Twojej agencji? Załóż darmowe konto testowe lub skontaktuj się z nami – chętnie pokażemy Ci system w akcji!